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Einfache FAQs automatisch beantworten

„ReplyExperiences“ sind konfigurierbare Funktionsbereiche innerhalb von ReplyX, die spezifische Kommunikations- oder Bearbeitungsprozesse abbilden.

Viele Standardanfragen lassen sich komplett automatisieren – ohne manuelle Agentenarbeit. ReplyExperiences eignen sich ideal für solche Frage-Antwort-Spielchen, z. B. Öffnungszeiten, Versandstatus ohne Kundendaten, Rückgaberegeln oder allgemeine Produktinfos.

Der Aufbau ist sehr schlank: Eine ReplyExperience, ein Schritt, eine Aufgabe - fertig.

🧩 Neue Reply Experience anlegen

Für jede FAQ lohnt sich eine eigene Experience.
Wichtig:

  • Name klar und eindeutig (z. B. „Fragen nach Öffnungszeiten“)

  • Beschreibung präzise
    – sie dient der KI als Erkennungsgrundlage für die Klassifizierung
    – also konkret auf die Kundenfrage eingehen
    – Beispiel: „Der Kunde möchte die Öffnungszeiten der Ladengeschäfte wissen.“

Je klarer formuliert, desto zuverlässiger die automatische Zuordnung.

🛠️ Workflow mit nur einem Schritt erstellen

Im Workflow reicht ein einziger Schritt. Dieser enthält eine Aufgabe.

  • Aufgabe hinzufügen

  • Aufgabentyp: Antwort senden

  • Keine Bedingungen notwendig (FAQ ist eindeutig)

✍️ Automatische Antwort definieren

In der „Anweisung (automatische Antwort)“ trägst du die feste Antwort ein, z. B.:

Öffnungszeiten:
Saarbrücken MO–FR 09–17 Uhr
Berlin MO–FR 08–18 Uhr, SA 10–12 Uhr
Greifswald MI & DO 09–15 Uhr

Das kann jede Art von Information sein: Text, Listen, kurze Hinweise.

Mehr ist nicht nötig - die KI generiert auf Basis dieser Anweisung und den Einstellungen zur Antwort-Generierung die Kunden-Antwort.

🔀 Vorgangsstatus setzen (optional wichtig)

Für reine FAQ-Antworten ist die Einstellung nicht kritisch, weil nach der letzten Aufgabe der Vorgang automatisch geschlossen wird.

Relevanz entsteht erst, wenn weitere Aufgaben folgen:

  • Auf „Wartend wechseln“
    Sinnvoll, wenn der Kunde eine Rückmeldung geben muss.
    Dadurch befindet sich der Vorgang in “Wartende” Vorgänge.

  • „Offen lassen“
    Der Vorgang bleibt im normalen Agenten-Backlog.
    Sinnvoll, wenn anschließend noch jemand intern etwas tun muss.

🎉 Ergebnis

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Beispiel-Konfiguration

Nach dem Speichern passiert alles automatisch:

  • Nachricht wird korrekt klassifiziert

  • Vorgang angelegt

  • Automatische Antwort sofort versendet

  • Case schließt sich nach Abschluss der letzten Aufgabe selbst

Das sorgt für enorme Entlastung bei wiederkehrenden Standardanfragen.