Dieser Artikel erklärt, wie Admins in ReplyX den KI-Prompt konfigurieren, um qualitativ hochwertige, konsistente und markengerechte Antwort-Generierungen sicherzustellen – sowohl bei automatischen Antworten als auch bei manuellen Antwortvorschlägen.
Die Hinweise basieren auf realen Fällen aus Kundenprojekten und zeigen, wie kleinere Prompt-Elemente (z. B. Antwortstruktur, Agentennamenlogik) einen deutlichen Einfluss auf die Qualität haben.
🛠️ Wo wird der Prompt gepflegt?
Hier trägst du den zentralen Prompt ein, der alle KI-Antworten beeinflusst. Der Text wird jedes Mal an das KI-Modell gesendet, zusammen mit deiner individuellen ReplyExperience.
ℹ️ Welche Informationen werden verarbeitet?
Das Modell bekommt nicht nur den Text aus dem Einstellungsfeld. Folgende Informationen fließen automatisch mit ein:
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Quelle |
Inhalt |
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System-Prompt (nicht sichtbar) |
Basis-Verhalten der ReplyX-KI: Rollenverständnis, Neutralität, Formatregeln |
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Admin-Prompt (sichtbar) |
Deine Vorgaben zu Stil, Struktur, Verhalten |
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Letzte 5 Nachrichten im Vorgang |
Mit Betreff und Inhalt |
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ReplyExperience des Vorgangs |
Name der ReplyExperience, Alle Aufgaben inkl. Arbeitsanweisungen oder Beschreibung und falls eine Aufgabe in der Vergangenheit liegt, die Information, ob sie erledigt oder übersprungen wurde. |
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Agenten-Daten |
Name des Agents |
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Agenten- oder Admin-Hinweis |
Text, welcher während der Vorgangsbearbeitung vom Agenten oder in der Aufgabe bei Automatischen Antworten hinterlegt wurde. |
Diese Kombination ermöglicht präzise Antworten - benötigt aber einen sauber formulierten Prompt, um zuverlässig zu funktionieren.
Warum ein sauberer Prompt so wichtig ist?
Erfahrungen aus ersten Pilotprojekten zeigen:
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Ohne definierte Antwortstruktur lässt die KI gelegentlich Begrüßung oder Verabschiedung weg – besonders bei Auto-Replies, wo kein Agentenname vorliegt.
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Mit einer festen Strukturzeile wie:
Struktur der Antwort: [Begrüßung][Leerzeile][Inhaltliche Antwort][Leerzeile][Verabschiedung]
werden Begrüßung und Abschluss zuverlässig erzeugt.
Mit agentenspezifischen Regeln kann sauber zwischen Auto-Reply und manuellen Antworten unterschieden werden:
Verwende NUR den Vornamen des Agents. Falls kein Name vorhanden ist (z. B. Auto-Reply), nutze „Dein 24plants Kundenservice“.
Wiederhole wichtige Kundenangaben (z. B. konkrete Preise), um Empathie und Klarheit zu erzeugen.